做最好的秘书：资深老秘书高效工作实录 下载 pdf 百度网盘 epub 免费 2025 电子书 mobi 在线

　　企业秘书与机关秘书相比，显然其挑战性更强，对个人创新、适应能力要求也更强。在传统秘书工作中，秘书一职被定位为“办文、办会、办事”三合一式的工作职位，但如今，秘书不仅需要做到以上“三办”，更要担当起管理者决策的参谋者、上司智囊的作用。书中不仅通过有效地探讨秘书与管理者之间的特殊关系，指出了新时代秘书在为管理者服务过程中，应格外注意的技能、绩效问题;同时，还根据秘书职业发展特征，为普通秘书成长为资深优质秘书、打造个人职业生涯提供了积极的意见与建议。

第1章针对性出击：你的老板属于哪一类?

　上司脾气暴躁?把“收拾烂摊子”当成***技巧

　立足完美，摆正心态应对挑剔式上司

　慢吞吞?帮助上司告别拖延症

　“拍脑袋”上司：将任务难度进一步呈现

　多变式上司：将每一天都当成挑战

　上司独断专行?他和你没有私仇

　理解虚伪，了解上司的低权威度

第2章运用合作力，增进与上司的默契度

　你是上司眼中无可取代的秘书吗?

　学习工作风格，与上司形成良好默契

　重视配合力，和上司形成默契

　响应上司的期望，成为潜力股秘书

　穿对你的服装，只需要模拟你的上司

第3章提升做事效率，借高效凸现能力

　用自己的时间，换上司的时间

　甄别人员，为上司击退盗取时间者

　运用零碎时间，走出混沌走向条理

　告别没效率，让你的电话既有礼又高效

　从你开始，让工作变得有迹可循

　立足需求，向上司建议如何更好地开会

　立足“愉快与痛苦”，保证自有时间的高效

第4章卓越办公技能，让上司依赖你的优势

　判断信息载体，结束数字与纸质之间的矛盾

　处理好与E-mail相关的那些事

　解决职业难题，确定哪些事情要先做

　掌握汇报技巧，才能当好心腹

　别求全，但要弥补自我缺陷

　商业文书这样写，更能凸显文字力

　建立数据库，辅助上司更好工作

第5章全面信息收集，做好决策者的守门人

　获得授权，为上司做好“补位”工作

　做好旧事重提，让潜力项目进入二次决策

　委婉而有力，让上司规避负面决策

　全面信息收集，为决策提供意见

　搞定反馈过程，让上司得到准确信息

　技巧性传达，避免做坏消息的牺牲品

第6章创造双赢沟通，令上司同事都挺你

　沟通是看到对方，也让自己被看到

　倾听：人人都有“五大需求”

　立足枢纽作用，扮演好“夹心饼干”的角色

　担当调解员，引导解决冲突

　搞定“话中话”，了解上司的真实意图

　难处理的工作，你问对问题了吗?

　“打开天窗说亮话”才能有效沟通

第7章展现专业礼仪，以魅力撑起公司门面

　五项全能检查，让仪容仪表从不NG

　如何更优雅地处理抱怨电话?

　告别忘名尴尬，记起“他是谁”

　礼传情意：好礼物为商务交往加分

　用好身体潜语言，让举止更积极

　周全餐桌礼仪，表现良好出身教养

第8章记得你是谁：主动进行职业生涯规划

　制定职场规划，确立发展方向

　趁年轻，明确秘书生涯关键期

　深入思考：你的职位处于哪一阶段

　做十分准备，在事前了解转职方向

　关注软实力，打造自己的职业品牌

　甄别高价值任务，将勤奋用到可成长项目上

第9章重视文化智商，当小秘书遭遇全球化

　立足差异，让外国上司对你更满意

　跳出文化舒适圈，主动做出改变

　立足文化差异认知，协调不同成员间冲突

　调整工作方式，适应不同工作风格

　解决语言障碍，做到“说得清楚、听得明白”

第10章提升个人情商，用技巧增进内部和谐

　远离性骚扰，从细节预防做起

　强化独立人格，别让职业吞没了你

　锻炼同理心，借权力塑造影响力

　冲突产生时，思考“我是谁”

　遭遇挑衅时，控制愤怒不再螺旋上升

　给负面情绪一个正当的出口

　用合理欲望激发成功潜能

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立足完美，摆正心态应对挑剔式上司

　　国内优秀的企业家都有这样的共识：成功者在下属面前一定要是坏人，因为“坏上司”所领导的团队执行力要远远超过“好上司”。在下属看来，那种事事挑剔、力求完美的上司往往是“坏上司”的典型代表。

　　苹果创始人乔布斯便是典型的挑剔型主管：办公时间里，他总是在办公室不断地走动，向员工们提出各种各样的问题。他的秘书认为，那些问题不但常常令人难以回答，甚至有让人“难堪”的意味在其中——但恰恰是这样的人，创造了世界上出色的电子产品、引领了新的科技与消费潮流。

　　以“砸冰箱”管理起家的中国出色企业家海尔张瑞敏便说过：“伟人首先是恶人。”如今的海尔管理经验，多是由一个个“苛求”小故事所组成的。

　　“每一个人在开完会以后，必须要将自己坐的椅子推回原位。”

　　“×× 下班以后椅子没有归位，要罚款×× 元。”

　　“×× 未及时清理垃圾筒/ 文件中有错别字，要罚款×× 元。”

　　通过当“苛求者”，张瑞敏完成了对海尔人的改造，使海尔一步步地走出了国门。

　　事实上，管理者、企业家中素有苛求习惯的人还有很多，据称，微软的比尔·盖茨对完不成任务的员工往往会破口大骂，对那些不能迅速领会他们意图的员工更是经常挖苦嘲讽;戴尔电脑的迈克·戴尔更是IT界中有名的“恶上司”。

　　商业竞争、职业竞争毕竟是一场“打硬球”的游戏，狭路相逢“苛求”者胜，归根结底，能够永远带领团队走在成功中的管理者，多半都是苛求者。“坏上司”往往拥有着更坚强的神经、更与众不同的思维模式，他们敢于打破常规的圈囿，突破习惯的桎梏和传统的束缚。

　　培养良好心态，让挑剔促进自我成长

　　“挑剔”是一个见仁见智的话题，但是，可以确定的是，对那些需要付出更多努力才能达到上司要求的秘书而言，那些表现优秀的秘书很少抱怨上司的苛刻。虽然这听起来有些伤人，但事实上的确如此。

　　1.“挑剔”是一种优秀

　　我们必须承认，的确有一种上司习惯恶性的苛求：他们吝啬自己的奖励，且喜怒无常，虽然他们也会取得不错的业绩，但他们的成功很少持续下去——在任何一个正派的公司中，这些人不是被炒鱿鱼，就是自我毁灭。

　　自私而又挑剔的上司是一种，但另一种更为可怕：有一种上司力求让所有人都满意自己，他们性格软弱、不求上进，而是只关注人际关系的和谐，在他身上，你可能会有“薪水来得好容易”的感受，但是，与此类软弱相伴的，往往是自我成长地滞缓——他们不具备深刻的洞察力，而他们的宽大在某种程度上是一种懦弱。而那种优秀的“挑剔者”却会处于以上两种的某个位置上：他们更靠近恶性的苛求者，而不是过于温和的上司。他们能够正确地管理上司，同时也能让身边的人各司其职。在这种上司的身边工作，你应该

　　感觉庆幸：他们为你创造的是一个公正而健康的工作环境。

　　2. 用上司的出色，激励你的成长

　　在面对苛求的挑剔型上司时，秘书需要明确，他们往往有这样的特点：

　　(1)他们是人群中有能力的那类人;

　　(2)他们聪明、果敢、追求完美与卓越;

　　(3)他们非常专注于细节，你递上去的文件中，有一个错别字，他们都有可能将你大骂一通;

　　(4)通常情况下，他们是一个控制狂，希望掌控交付给你的所有任务的走向。

　　对这种上司而言，“挑剔”的含意就是力求完美，他们欣赏意志坚定的员工，更会设定明确的、带有挑战意味的目标。他们高度认可努力的员工，但对表现差的员工则会充满不满。可以说，每一天这些挑剔的优秀上司都在着力于提高下属的能力——包括秘书，而在此类上司的身边工作，你不仅能够更有效地开发自我潜能，同时，你还会在其督促之下，学习到多种技能，并见识到真正的优秀者。

　　3. 比他想得更多一步

　　担任挑剔型上司的秘书，通常你会很难从他们的身上获得正面的指导，反而负面的回馈会比较多。与挑剔型上司沟通、相处的过程中，秘书能够获得他好感的办法就是“比他想得更多一步”。

　　(1)在向上司报告工作以前，你应先将手上的工作细节列得更详细一些，如果时间允许，你应设想他有可能问及的问题，并准备好答案，因为他到时一定会问很多。

　　(2)所有经你手处理的文件，你都要细致地审核：小到标点，大到内容，你都要保证正确。

　　(3)他们“事必躬亲”，如果他们向你委派了一项工作，你应记得，随时向他们更新工作进度，比如，每天下班前5 分钟向他汇报一下，当天完成了哪些项目，遇到了哪些问题，明天需要哪些协助等。这样一来，他们便会有“尽在把握”的感觉，同时也会认为你是积极而负责的。

　　(4)如果有同事与上司的沟通出现了错误，你可以在下班时间向同事提出一些建议：依据你对上司的了解和对方受指责的工作内容，对方要怎样做，才能让上司满意。

　　4. 处理好情绪问题

　　挑剔型上司是容易令人憋火的一类上司：他们事事苛求，而且苛求的内容都是正确而正当的——你会因他想得这样多而生气，更会因自己未做到而生气。在这种情况下，你需要做的，就是处理好自我情绪的同时，为同事鼓气。

　　从你开始，让工作变得有迹可循

　　秘书是上司的近身人，你的工作方式在很大程度上代表了上司的工作方式，因此，在多数大型企业中，秘书往往会成为下属的效仿对象。对于那些拥有高效工作经验的秘书而言，他能够给公司带来的好处，就是通过他的努力，上司的时间被极大程度上节约，甚至整个部门都因他地积极引导，而变得更有效率。

　　如今已成为公司副经理的光宏认为，那种“帮助别人就是在培养竞争对手”的想法是完全错误的，事实上，他在担任公司秘书长达4 年的时间里，有很多的成功是依赖于他人的成功而得来的。在入职初期，光宏发现，自己工作的比其他的秘书更加努力，但是效率并不高：虽然单个效率自己，但公司所需要的是终成果，而秘书组经手的很多事情都是需要与同事们联手才能完成的，这就意味着，你的分内工作完成以后，你还需要等待他人的工作完成，才能一起上交终的工作结果——而自己那位女上司又是苛责，这导致很多不了解她要求的同事们的工作需要不断地返工。

　　担任秘书组的“独行狼”一段时间以后，光宏再也不愿意遥遥领先了。他开始尝试着将自己在工作中积累下来的一些经验教给同事们。虽然起初有些同事对他的经验嗤之以鼻，但实践证明：站在他人的经验上会有效地提升自己的效率。随后，整个秘书组渐渐地形成了分享的氛围，而每一个人都在他人的经验中获得了有效的成长。

　　秘书组效率的提升获得了女上司的注意，她开始大力在公司内部推

　　广这种互助经验，同时，请光宏代为将已证实有助于效率提升的那些经

　　验写成小册子，在公司网络上分享。实践证实，这种分享氛围的形成，

　　对每一个人的成长都有积极的帮助：在短短两年时间里，总共5 人的秘

　　书组有3 人被破格提拔，光宏便是其中之一。

　　传播经验，提升组织内部效率

　　如果眼下你的手头上已经拥有了一定的工作经验，你很可能不愿意与人一起分享它：你会认为，自己是在培养无形中的竞争对手。事实上，对秘书而言，这种威胁根本不存在——秘书的成功建立于良好的人际关系上，分享经验、指导他人，只会让你的人缘变得更好，而不是更差。在摒弃这一担忧以后，你可以立足于以下几点，开始传播自我职业经验。

　　1. 将已形成的工作程序记下来，使新进者也可以应用

　　想要让一件例行的工作形成固定的程序，不仅需要各个工作人员发现与发掘其中的规律，更要有人来总结与积累这些经验。在之前，我们已经谈到了“重复力”引发的“小规律积累大成功”，不过，对于大多数的员工来说，在工作的过程中，即使发现了新方法，一旦完成了这件工作，有时候也会因过于匆忙而忘记了这一妙法，从而造成人力、物力和时间的浪费。

　　所以，秘书应从自身、自我所处部门开始，提倡这种工作妙法的记录：如果你在工作中发现了能够提升效率的好方法，应记录到“工作手册”中去，而且，你要敢于向他人贡献自己的这种方法。这样，该经验就会成为所有人提升效率的可借鉴经验。在你的亲身实践下，同事们或许也会因此而注意并记录起这些小经验来，而上司也会注意到因这些小

　　经验而引发的效率改革。

　　2. 向同事交代工作时，尽可能地细致起来

　　上司在交代秘书工作时，往往会直接告诉秘书他的意图：“帮我订一张3 月24 日到达北京的飞机票。”但是，在这么做时，秘书往往会自我完善这条信息：上司去北京是为了参与一个重要的行业聚会，这次聚会是在25 号早上9 点钟于×× 酒店开始的，因此，我要订一张24 号下午6 点前的机票，这样，上司到了北京以后，还会有充足的时间去休息。

　　这些自动的信息完善，往往是建立于以往长期积累下来的经验基础上的——但是对于那些并没有频繁与上司面对面交流、不知道上司具体安排的同事们，他们很可能做不到这样的细致化，因此，秘书若想要做到这样的完善，就必须要在传达上司的指令时，尽可能地将事件细致：

　　“老板期望你能针对这个月的绩效情况做一份报告，他想在周五12 点以前看到这份报告。请在其中列举与差的绩效成绩，并将之与以往绩效相比，给出具体的分析。”

　　这种细致做法、意图与细节的阐述，可以帮助同事更好地完成上司吩咐的工作，而你也可以变成更能让同事们依赖的高效工作信息来源。

　　3. 掌握不会面而获得信息的要诀

　　当你因为自身努力而不断地获得了上司越来越重要的授权时，你会发现，以前的工作经验已经远远不足：以往，你只需要提升沟通技能即可，但眼下你的专业技能也需要提升——但这些专业技能多半是你未系统学习的。

　　在这种情况下，好的办法是通过电话、即时通讯等，请教精于此道的那些行家，这比自己去调查、去学习，更能迅速地解决问题，而且又很容易获得相关的新信息。当然想通过这种方式来获得珍贵的信息，平日里就必须要预先布置好相关的信息网，而且，一定要与信息网保持密切的关系。

　　对秘书而言，利用午间休息时间、下班聚会时间，与这些有可能成为信息来源的重要同事进行频繁的联系，以保持足够的亲近度是非常必要的，同时你还要掌握“欲取必予”的道理，在对方需要的时候，积极地提供你力所能及的帮助。

　　4. 与同事一起，配合上司的时间安排

　　你很可能已经通过观察上司的工作时间，总结出了一套有利于提升你与上司之间的工作效率的经验，现在，是时候将这些经验传授给同事们了。秘书需要注意的是，节约了上司的时间，就是节约了团队的时间，因此，你应总结一下：哪些人是经常与上司发生面对面沟通的?在了解到这些人员名单以后，你可以向他们提供一份书面的建议，上面应写明上司在哪些时间段是不应被打扰的，哪些时间段是适合听取汇报、展开问题讨论的——这份建议书应写得更加合理一些，而它的忌讳就是，你写得不是建议，而是使它成了一个“规定”，这就需要你在阐述方面运用更多的技巧。

　　以上4 点只是秘书长期积累经验中极小的一部分，其实，跟随一位管理者的时间越久，你对他的工作轨迹、管理风格便越了解。将那些能够提升效率的所有知识点都记下来，并在不影响上司工作与生活的基础上，与你的同事分享并讨论这些知识点，你会发现，知识在组织内部形成了流动的局面，而这种流动，恰恰是组织中每一个个体都能获得成长的关键。

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前言

　　秘书岗位的火热，促使那些极度渴望在本职工作上获得新发展、把握新机遇的秘书人员不断地借助于多种渠道提升自我——之前，我们所出版的《秘书的秘密》系列书籍的火爆，便可证实这一点。该系列书自上市后，在多达万位的读者来信、来电致谢的同时，又向我们提出新要求：国内有党政机关与私人企业之分，两种不同类型的组织内，其秘书服务技能需求各不相同，为何不分而述之?

立足读者们的提议，再加上经过市场调研，我们决定再次约稿徐宪江老师，请其设计、出版一套更有针对性的“秘书之书”。这就是本书的写作背景。

企业秘书与机关秘书相比，显然其挑战性更强，对个人创新、适应能力要求也更强。在传统秘书工作中，秘书一职被定位为“办文、办会、办事”三合一式的工作职位，但如今，秘书不仅需要做到以上“三办”，更要担当起管理者决策的参谋者、上司智囊的作用。这种客观环境上的变化使秘书工作的难度越来越大，在约稿徐老师前，我们针对上达千位的公司管理者进行调查后发现，他们期望自己的秘书能够成为“全才式精英”：拥有专业的知识能力、较高的人文素质、过硬的协调沟通能力、与时俱进的学习能力……

　　新挑战的出现，要求秘书必须要拥有强烈的个人魅力，在提升工作技能，补偿自我知识、精力等方面的不足的同时，做到更好地为管理者服务，更好地处理复杂的局面。面对工作本身日渐增大的难度与复杂性，企业就更需要高素质、全面发展的秘书来适应新的挑战。如何更好地迎接挑战?

如何让自己跟随时代的变化提升自我能力?针对现代企业发展特点与未来发展趋势，我们出版了本书。在该书中，汇聚了当代管理者对秘书们的殷切期望;同时也集合了当代优秀的企业秘书们的优秀工作方法。

　　书中不仅通过有效地探讨秘书与管理者之间的特殊关系，指出了新时代秘书在为管理者服务过程中，应格外注意的技能、绩效问题;同时，还根据秘书职业发展特征，为普通秘书成长为资深优质秘书、打造个人职业生涯提供了积极的意见与建议。在阅读本书的过程中，读者们不仅能够学习到如何才能更针对性地向上司提供个性化服务，同时还能够获取帮助上司与自己达到双重高绩效的工作技能;更重要的是，该书中的“成长视野”、“文化智商”、“个人情商”等针对个人能力方面的技巧性提升建议，使秘书能够跳出自己的狭隘工作职位，依据于秘书的职业定位，利用任职期间的经验积累，实现在秘书工作中脱颖而出的终目的。

　　书中依据符合现实需要的秘书新知识、国内秘书的具体职业走向，以及“为领导服务”的职业定位，针对不同的职业场景、不同的职业化问题，提供了不同的解决方案。在秘书的个人奋斗基础上，只要您肯加强运用，实现职场“更上一层楼”的新坐标便极有可能成真。

　　不必担心“秘书”会成为自我才华的埋没地，事实胜于雄辩：许多优秀的企业界领袖在初时，都是从秘书做起的。秘书这项工作，是能够发挥个人能力、提升个人社会地位的重要职位之一

——只要你能够充分地利用起书中的技巧，将其中的职业“秘密”运用到自己的具体工作中去，那么，那一个被晋升到领导岗位上的人，必将是你!